Une mauvaise communication est le terreau parfait pour créer des malentendus, des incompréhensions et donc des tensions ! Il y a suffisamment de sujets sensibles dans une entreprise pour éviter cela. En établissant un système de communication clair, pragmatique et simple d'accès, vous allez rendre la vie de vos collaborateurs et la vôtre plus facile !
Pour simplifier au maximum la communication :
- Adapter son mode de communication au degré d’importance et d’urgence : Plus un message est important, plus on optera pour un mail, car il permet de consigner à l’écrit un certain nombre d’informations. Plus le message est urgent, plus on optera pour un SMS ou un appel téléphonique. Si ces codes sont compréhensibles pour vous et vos collègues, vous comprendrez qu'un appel de l'un de vos collaborateurs requiert toute votre attention.
- Répondre au message même si on n'a pas encore l'information : L'une des erreurs les plus fréquentes est certainement celle-ci : ne pas répondre à un message. Il est fréquent que votre interlocuteur ait simplement besoin de savoir que vous avez bien reçu son mail et que vous allez y répondre dès que vous pourrez, ou dès que vous posséderez les informations pour y répondre.
- Comprendre la différence entre communiquer pour transmettre des informations et communiquer pour se relier : Il est important de bien différencier l'intention entre les deux. Si un membre de l'équipe vous dit que le ciel est bleu ou qu'il a passé un excellent week-end, il cherche à établir des liens et à renforcer votre proximité professionnelle. Alors que la communication pour transmettre une information est différent. L’approche est souvent plus directe et le contenu un peu plus clair. Par exemple, lorsqu’un collaborateur vous dit que l’un de vos clients va reconduire vos prestations l’année prochaine, il s’agit bien d’une information.
Et vous, avez-vous établi des règles de communication efficientes ?